Aðgerðir til­kynn­ing­a­r­skyldra aðila

Tilkynningarskyldum aðilum er skylt að grípa til fyrirbyggjandi og áhættumiðaðra aðgerða í því skyni að koma í veg fyrir að starfsemi þeirra sé misnotuð til peningaþvættis og fjármögnunar hryðjuverka. Þetta er meðal annars gert með því að framkvæma áhættumat, móta stefnu og verklag, þjálfa starfsmenn, kanna áreiðanleika viðskiptamanna, áhættuflokka viðskiptamenn, viðhafa reglubundið eftirlit með þeim og rannsaka og tilkynna grun um peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.

Smelltu á mynd til að vita meira.

Áhættumatið skal innihalda skriflega heildstæða greiningu og m.a. taka mið af áhættuþáttum sem tengjast viðskiptamönnum, viðskiptalöndum eða svæðum, vörum, þjónustu, viðskiptum, tækni og dreifileiðum. Áhættumat þarf alltaf að fara fram áður en nýjar vörur eða þjónusta er sett á markað og þegar teknar eru í notkun nýjar dreifileiðir og ný tækni.

Tilkynningarskyldir aðilar stunda efnisólíka starfsemi og umfang starfsemi getur verið mismunandi. Áhættumat skal því taka mið af stærð, eðli og umfangi á starfsemi tilkynningarskyldra aðila og margbreytileika starfseminnar.

Áður en áhættumat er unnið skal skjalfesta þá aðferðafræði sem notuð er við gerð þess. Þar skal koma skýrt fram hvernig matið fer fram, m.a. hvernig bera skal kennsl á áhættuþætti, hvar og hvernig gagna er aflað, hvernig áhættuflokkun fer fram og hvaða viðmið eru notuð við áhættuflokkun. Færa skal rök fyrir þeirri nálgun sem tilkynningarskyldur aðili kýs að beita við áhættumat sitt. Reglulegt mat á aðferðafræði skal fara fram og það uppfært ef tilefni er til. Við gerð áhættumats ber tilkynningarskyldum aðilum að hafa áhættumat ríkislögreglustjóra til hliðsjónar.

Í áhættumati skal m.a. fjallað um:

• Eðlislæga áhættu, áhættuflokkun einstakra áhættuþátta og forsendur þeirrar niðurstöðu
• Gæði stýringa og annarra aðferða til að draga úr áhættu
• Eftirstæða áhættu og áhættuflokkun einstakra áhættuþátta

Evrópska bankaeftirlitsstofnunin EBA hefur gefið út viðmiðunarreglur um áhættuþætti sem tengjast aðgerðum tilkynningarskyldra aðila á fjármálamarkaði gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka (e. The Risk Factors Guidelines). Tilkynningarskyldir aðilar skulu kynna sér viðmiðunarreglurnar og taka mið af þeim við gerð áhættumats.

Nánar er fjallað um gerð áhættumats í reglugerð nr. 545/2019 og er þar m.a. kveðið á um aðferðafræði við gerð áhættumats, áhættuflokkun, vöktun og eftirlit, stýringar og verkferla.

Áhættumat á starfsemi felur í sér að bera kennsl á og meta hættu á peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka í starfsemi tilkynningarskylds aðila.

Áhættumatinu er ætlað að leiða í ljós helstu veikleika og ógnir sem beinast að viðkomandi og skal í því tilgreina aðferðir og leiðir til að stýra og draga úr greindri hættu á að starfsemin sé misnotuð til peningaþvættis og fjármögnunar hryðjuverka.

Tilkynningarskyldum aðilum er skylt að gera áhættumat á starfsemi sinni skv. lögum nr. 140/2018 og skal það uppfært a.m.k. á tveggja ára fresti eða oftar ef tilefni er til.

• Framkvæmd áhættumats vegna peningaþvættis og fjármögnunar hryðjuverka
• Reglugerð nr. 545/2019 um áhættumat
• Áhættumat ríkislögreglustjóra
• EBA Risk Factors Guidelines
• Áhættumat - fræðsluefni stýrihóps um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka
• Váþættir á bankamarkaði
• Áhættuþættir á verðbréfa- og sjóðamarkaði
• Áhættuþættir á líftryggingamarkaði
• Áhættuþættir vegna útgáfu og meðferðar rafeyris
• Áhættuþættir við veitingu greiðsluþjónustu
• Áhættuþættir tengdir peningasendingum

Stefna, stýringar og verkferlar skulu að lágmarki innihalda ákvæði um þróun og uppfærslu stefnu, stýringa og verkferla, þ.m.t. aðferðir við mildun áhættu, áreiðanleikakönnun, tilkynningar um grunsamleg viðskipti, innra eftirlit, tilnefningu ábyrgðarmanns, og könnun á hæfi starfsmanna og eftir því sem við á kröfu um sjálfstæða endurskoðunardeild eða sjálfstæða úttektaraðila til að framkvæma úttekt á og prófa innri stefnu, eftirlit og málsmeðferð sem lýst er hér að framan.

Tilkynningarskyldir aðilar þurfa að lágmarki að hafa til staðar innri reglur/verkferla um eftirfarandi:

• áreiðanleikakönnun
• reglubundið eftirlit
• grunsamleg og óvenjuleg viðskipti
• eftirlit með því hvort einstaklingar eru í áhættuhópi vegna stjórnmálalegra tengsla
• eftirlit með því hvort viðskiptavinir eru á þvingunarlistum,
• tilkynningar til SFL
• könnun á hæfi starfsmanna og reglur um hvaða athuganir skuli gerðar varðandi umsækjendur um störf hjá þeim
• aðgang starfsmanna og aðgangstakmarkanir að gögnum og upplýsingum sem varðveitt eru á grundvelli laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka

Ábyrgðarmaður aðgerða gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka skal sjá til þess að innleidd sé stefna, reglur og verkferlar sem stuðli að samræmdum starfsaðferðum og góðri framkvæmd laganna í starfsemi tilkynningarskyldra aðila. Yfirstjórn skal samþykkja og hafa eftirlit með stefnu, stýringum og verkferlum.

Áhættumatið skal notað til að útbúa stefnu, stýringar og verkferla til að draga úr og stýra greindri áhættu og viðhafa fullnægjandi eftirlit.

Æskilegt er að í stefnunni sé lagður grunnur að vörnum félagsins og sé stefnuyfirlýsing um þá menningu og gildi sem á að ríkja hjá tilkynningarskylda aðilanum í því skyni að koma í veg fyrir að starfsemin sé misnotuð til peningaþvættis og fjármögnunar hryðjuverka. Auk þess er æskilegt að í henni sé fjallað um hvernig ábyrgðarhlutverkum er skipt milli einstakra starfsmanna og eininga.

Þjálfun starfsmanna er eitt af lykilatriðum í vörnum gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og hluti af virku innra eftirliti tilkynningarskyldra aðila.

Tilkynningarskyldir aðilar skulu sjá til þess að starfsmenn þeirra, þar á meðal umboðsmenn, dreifingaraðilar og starfsmenn útibúa, hljóti sérstaka þjálfun í aðgerðum gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og öðlist viðeigandi þekkingu á ákvæðum laga nr. 140/2018, reglugerðum og reglum sem settar eru á grundvelli þeirra.

Áhættumat á samningssamböndum og einstökum viðskiptum er grundvöllur áhættuflokkunar viðskiptamanna.

Matið stýrir því hvers konar áreiðanleikakönnun eigi að framkvæma. Þegar áhættumat sýnir fram á litla áhættu er heimilt að beita einfaldaðri áreiðanleikakönnun. Sýni áhættumat hins vegar meiri áhættu ber að framkvæma aukna áreiðanleikakönnun. Jafnframt ber að framkvæma aukna áreiðanleikakönnun við tilteknar lögbundnar aðstæður. Tilkynningarskyldum aðilum er þó ávallt óheimilt að bjóða upp á nafnlaus viðskipti.

Í fyrsta lagi þurfa viðskiptamenn, raunverulegir eigendur og þeir sem koma fram fyrir hönd viðskiptamanns gagnvart tilkynningarskyldum aðila að sýna fram á að þeir hafi til þess heimild og sanna á sér deili, einstaklingar með framvísun viðurkenndra persónuskilríkja og lögaðilar með upplýsingum úr opinberri skrá

Í öðru lagi þurfa tilkynningarskyldir aðilar sjálfir að afla upplýsinga um viðskiptamenn og raunverulega eigendur og aðila sem hafa sérstaka heimild til þess að koma fram fyrir hönd viðskiptamanns

Í þriðja lagi þurfa tilkynningarskyldir aðilar að kanna áreiðanleika upplýsinga um viðskiptamenn og raunverulega eigendur. Í því felst að sannreyna deili á viðskiptamanni og raunverulegum eiganda þar sem það á við. Þetta á einnig við um aðila sem hafa sérstaka heimild til þess að koma fram fyrir hönd viðskiptamanns. Sannreyna skal deili á þessum aðilum á grundvelli áreiðanlegra og sjálfstæðra upplýsinga auk þess að leggja mat á upplýsingar um tilgang og eðli fyrirhugaðra viðskipta. Tilkynningarskyldur aðili skal meta með sjálfstæðum hætti hvort upplýsingar um hinn raunverulega eiganda séu réttar og fullnægjandi og að hann skilji eignarhald, starfsemi og stjórnskipulag þeirra viðskiptavina sem eru lögaðilar, fjárvörslusjóðir eða aðrir sambærilegir aðilar. Einnig skal meta hvort viðskipti fari fram í þágu þriðja aðila og sé svo, eða ástæða til að ætla það, ber að sannreyna hver sá þriðji aðili er. Þá ber aðilum að staðfesta, eftir því sem við á, uppruna þeirra fjármuna sem notaðir eru í viðskiptum og grípa til réttmætra ráðstafana til að staðreyna viðeigandi upplýsingar

Tilkynningarskyldir aðilar undir eftirliti Seðlabankans skulu framkvæma áreiðanleikakönnun:

• við upphaf viðvarandi samningssambands
• vegna einstakra viðskipta að fjárhæð 15.000 evrur eða meira miðað við opinbert viðmiðunargengi eins og það er skráð hverju sinni, hvort sem viðskiptin fara fram í einni færslu eða fleiri sem virðast tengjast hver annarri
• við millifærslu fjármuna, þegar um einstök viðskipti er að ræða, hvort sem um er að ræða færslu fjármuna innan lands eða yfir landamæri, að fjárhæð 1.000 evrur eða meira miðað við opinbert viðmiðunargengi eins og það er skráð hverju sinni
• við viðskipti með vöru eða þjónustu sem greitt er fyrir með reiðufé, hvort sem viðskiptin fara fram í einni greiðslu eða fleiri sem virðast tengjast hver annarri, að fjárhæð 10.000 evrur eða meira miðað við opinbert viðmiðunargengi eins og það er skráð hverju sinni
• þegar grunur leikur á um peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka, án tillits til hvers konar undanþága eða takmarkana
• þegar vafi leikur á því að fyrirliggjandi upplýsingar um viðskiptamann eða raunverulegan eiganda séu réttar eða nægilega áreiðanlegar. Nánar er kveðið á um framkvæmd áreiðanleikakönnunar í III. kafla laga nr. 140/2018, reglugerð nr. 745/2019 um áreiðanleikakönnun og í viðmiðunarreglum evrópsku bankaeftirlitsstofnunarinnar

• Reglugerð nr. 745/2019 um áreiðanleikakönnun
• Fræðsluefni um áreiðanleikakönnun
• Viðmiðunarreglur - Risk Factor Guidelines

Áhættumat á starfsemi er grundvöllur að áhættumati á samningssamböndum og einstökum viðskiptum sem stýrir því hvernig viðskiptamenn eru áhættuflokkaðir.

Tilkynningarskyldir aðilar skulu tryggja að áhættumat á samningssamböndum endurspegli fyrirliggjandi áhættu á hverjum tíma og sé í samræmi við þau viðskipti sem viðskiptamaður stundar.

Þegar áhættumat á samningssamböndum og einstökum viðskiptum er framkvæmt skal horft til allra viðeigandi áhættuþátta sem geta, einir og sér eða samanlagt, aukið eða dregið úr áhættu vegna peningaþvættis eða fjármögnunar hryðjuverka. Horfa skal til þeirrar heildaráhættu sem tengist samningssambandi og einstökum viðskiptum.

Meðal annars skal horft til:

• starfsemi, orðspors og stjórnmálalegra tengsla viðskiptamanns og raunverulegs eiganda
• ríkja eða ríkjasvæða sem tengjast viðskiptasambandinu
• áhættuþátta sem tengjast þeirri vöru, þjónustu eða færslum sem sóst er eftir
• dreifileiða sem notaðar eru,
• hvort viðskiptamaður noti milligönguaðila til að koma fram fyrir sína hönd
• hvort viðskiptamaður sé lögaðili með flókið eignarhald eða stjórnskipulag
• hvort viðskiptamaður sé fjárvörslusjóður eða sambærilegur aðili
• hvort viðskiptamaður stundi aðallega reiðufjárviðskipti

Þegar einstakur áhættuþáttur er metinn skulu tilkynningarskyldir aðilar að lágmarki tryggja að:

• einn matsþáttur hafi ekki óeðlileg áhrif til lækkunar á áhættuflokkun
• ákvörðun um vægi einstakra áhættuþátta komi ekki í veg fyrir að samningssambönd geti verið flokkuð sem mikil áhætta
• fjárhagsleg og hagnaðardrifin sjónarmið hafi ekki áhrif á áhættuflokkun
• ákvæði laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka varðandi tilvik þar sem ávallt á að beita aukinni áreiðanleikakönnun gangi alltaf framar en áhættuflokkun tilkynningarskylds aðila
• möguleiki sé á að ganga fram hjá sjálfvirkri áhættuflokkun þar sem það er talið nauðsynlegt. Skjalfesta skal rökstuðning fyrir slíkri ákvörðun

Tilkynningarskyldum aðilum er heimilt að nota sjálfvirk upplýsingatæknikerfi til þess að komast að niðurstöðu um áhættuflokkun í því skyni að flokka samningssambönd og einstök viðskipti. Tilkynningarskyldur aðili þarf aftur á móti að geta útskýrt fyrir eftirlitsaðila hvernig kerfið virkar og hvernig það sameinar áhættuþætti til þess að komast að endanlegri niðurstöðu varðandi áhættuflokkun. Hann þarf einnig að tryggja að niðurstaðan endurspegli hættu á peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og geta rökstutt slíka niðurstöðu gagnvart eftirlitsaðilum.

• Reglugerð nr. 545/2019 um áhættumat
• Reglugerð nr. 745/2019 um áreiðanleikakönnun
• Áhættumat - fræðsluefni stýrihóps
• Váþættir á bankamarkaði
• Áhættuþættir á verðbréfa- og sjóðamarkaði
• Áhættuþættir á líftryggingamarkaði
• Áhættuþættir vegna útgáfu og meðferðar rafeyris
• Áhættuþættir við veitingu greiðsluþjónustu
• Áhættuþættir tengdir peningasendingum

Áhættumat á starfsemi og samningssamböndum er grundvöllur ákvörðunar um með hvaða hætti eftirlit með peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka skuli framkvæmt.

Reglubundið eftirlit felur annars vegar í sér að viðhafa eftirlit með upplýsingum um viðskiptamenn og hins vegar að hafa eftirlit með viðskiptum þeirra.

Tilkynningarskyldum aðilum ber að uppfæra upplýsingar um viðskiptamenn reglulega og afla frekari upplýsinga eftir því sem þörf krefur. Breytingar á upplýsingum um viðskiptamenn, samningssambandið eða einstaka þætti þess auk áhættumats tilkynningarskyldra aðila kunna að gefa tilefni til að framkvæma nýja áreiðanleikakönnun með hliðsjón af hinum breyttu upplýsingum. Þá kann áhættumat tilkynningarskyldra aðila að gefa tilefni til þess að framkvæma nýja áreiðanleikakönnun með reglubundnum hætti.

Í skjalfestu áhættumati eða reglum tilkynningarskyldra aðila skal tilgreina tímasetningu á uppfærslu áreiðanleikakönnunar með tilliti til áhættuflokkunar einstakra viðskiptamanna eða hópa, eftir því sem við á.

Tilkynningarskyldir aðilar skulu meta með reglubundnum hætti hvort viðskiptamaður og raunverulegur eigandi sé í áhættuhópi vegna stjórnmálalegra tengsla.

Tilkynningarskyldum aðilum hafa reglubundið eftirlit með samningssambandi við viðskiptamenn og afla fullnægjandi upplýsinga um viðskipti sem fara fram á samningstímanum til að tryggja að viðskipti þeirra séu í samræmi við fyrirliggjandi upplýsingar og áhættumat. Þá ber aðilum að staðfesta eftir því sem við á uppruna þeirra fjármuna sem notaðir eru í viðskiptum og grípa til réttmætra ráðstafana til að staðreyna viðeigandi upplýsingar.

Tilkynningarskyldir aðilar skulu tryggja að viðhaft sé aukið eða kerfisbundið eftirlit með áhættumeiri viðskiptum og samnings­samböndum.

Til að sinna reglubundnu eftirliti skulu tilkynningarskyldir aðilar hafa sjálfvirk eftirlitskerfi sem flagga viðskiptum við tilteknar aðstæður og/eða aðferðir og ferla til að greina frávik eða grunsamleg viðskipti viðskiptamanna sinna. Kerfi og aðferðir skulu að lágmarki fela í sér:

• að tilteknum færslum eða viðskiptum sé flaggað eða þær greindar, miðað við fyrirfram ákveðnar forsendur eða reglur
• að viðkomandi færslur eða viðskipti séu yfirfarin og rannsökuð af viðeigandi starfsmanni tilkynningarskylds aðila
• að tekin sé afstaða til þeirra færslna eða viðskipta sem flaggað er, með tilliti til fyrirliggjandi upplýsinga um viðskiptamann og
• að gripið sé til viðeigandi ráðstafana, svo sem frekari athugunar á viðskiptum ef yfirferð leiðir í ljós grunsamleg viðskipti

Tilkynningarskyldir aðilar skulu einnig rannsaka, eins og unnt er, bakgrunn og tilgang allra færslna sem a.m.k. eitt af eftirtöldum skilyrðum á við um:

• flóknar færslur
• óvenjulega háar færslur
• óvenjulegt viðskiptamynstur eða færslur sem virðast hvorki hafa efnahagslegan né löglegan tilgang

Allar færslur af þessu tagi og samningssambönd sem þeim tengjast skulu sæta auknu eftirliti sem þjónar þeim tilgangi að greina hvort um grunsamleg viðskipti er að ræða.

• Reglugerð nr. 545/2019 um áhættumat
• Reglugerð nr. 745/2019 um áreiðanleikakönnun
• Fræðsluefni - Áreiðanleikakönnun

Tilkynningarskyldum aðilum ber að tilkynna skrifstofu fjármálagreininga lögreglu (hér eftir SFL) tímanlega um grunsamleg viðskipti og fjármuni sem grunur leikur á um að rekja megi til refsiverðrar háttsemi.

Með hugtakinu grunur er vísað til lægsta stigs gruns og er því ekki gerð jafn ítarleg og afdráttarlaus krafa og almennt gildir í réttarfari um rökstuddan grun heldur er hér átt við nægjanlegan grun. Í samræmi við alþjóðlegar reglur á sviði aðgerða gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka er talið betra að tilkynningarskyldir aðilar tilkynni oftar en sjaldnar. Það er í höndum SFL að annast frekari meðferð og greiningar á upplýsingum sem fylgja tilkynningum.

• Fræðsluefni - Rannsóknar og tilkynningarskylda
• goAML tilkynningar